С 1 сентября 2026 года коммерческие перевозки полностью уходят в цифру. Электронные перевозочные документы (ЭПД) становятся обязательными для всех участников рынка (Закон № 140-ФЗ). Передавать их можно только через аккредитованных Минтрансом спецоператоров — список уже опубликован на сайте ведомства. И еще один дедлайн: до 31 марта 2027 года владельцы грузовых автомобилей, масса которых превышает 3,5 т, обязаны зарегистрироваться в «ГосЛог» (через «Госуслуги»). Дальше — подробно о сути нововведений и о подводных камнях.
Что такое ГИС ЭПД и как она работает?
ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Она предназначена для обмена, учета и хранения ЭПД (включая ЭТрН). Все данные о каждом этапе перевозки попадают в систему и становятся доступны сразу нескольким ведомствам: ФНС, ГИБДД, Ространснадзору, Минздраву и другим.
Как это отразится на бизнесе?
ФНС проверяет реальность перевозки. Если в ГИС ЭПД перевозка не отражена, налоговая может усомниться в реальности сделки: отказать в вычете НДС и исключить транспортные расходы. Результат — доначисление налога на прибыль и НДС, пени и штраф 20% от суммы доначислений.
ГИБДД контролирует наличие накладной на трассе. За ее отсутствие — штраф 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП). Планируется, что до 1 марта 2027 года штрафов не будет, если у водителя есть бумажная версия. Но поправки в КоАП пока не внесены.
Ространснадзор проверяет, имеет ли перевозчик или экспедитор право работать на рынке (регистрация в «ГосЛог»). Без регистрации — штраф согласно ст. 11.14.3 КоАП: первое нарушение — 300 000 руб., повторное — 1 000 000 руб.
Кого касаются новые правила?
Практически всех, кто участвует в перевозке наемным транспортом. Даже если вы заказываете обычную доставку канцтоваров, воды или хозтоваров в офис — придется работать с ЭТрН.
Когда ЭТрН не нужен?
Исключения указаны в Приказе Минтранса № 262 от 01.06.2026 г. Перечислим виды перевозок, когда оформляются бумажные документы:
- перевозки военного назначения (если Минобороны — грузоотправитель или грузополучатель);
- грузоотправитель или грузополучатель — иностранное лицо, не включенное в РАФП;
- каботажные перевозки иностранных перевозчиков из стран ЕАЭС;
- перевозки для физического лица (личные, семейные, не связанные с предпринимательством);
- отсутствие технической возможности направить электронные документы в ГИС ЭПД (сбой, зафиксированный системой обнаружения кибератак);
- отсутствие доступа к интернету (в том числе в населённых пунктах, где услуги не оказываются или ограничены);
- грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
- перевозка драгоценных металлов и камней.
Приказом Минтранса от 02.09.2026 № 391 с 19 сентября будет расширен перечень случаев, когда транспортные документы оформляются на бумаге:
• отправителем или получателем груза военного назначения выступают МВД, МЧС, Росгвардия, ФСБ, СВР или ФСО;
• груз следует по территориям, на которых введен режим повышенной готовности или ЧС, чрезвычайного или военного положения, а также контртеррористической операции;
• объект перевозки – специальный груз, периодические печатные издания или продукция военного и двойного назначения, которую транспортируют в рамках внешнеторговой деятельности.
ЭТрН: разъяснения министерства по спорным ситуациям
Чтобы у всех участников электронного документооборота было единое понимание правил, министерство выпустило официальные разъяснения. Рассмотрим ключевые моменты.
Сбои связи, поломки и переадресация
Нестабильное подключение к ГИС ЭПД. Если связь с государственной системой периодически пропадает, документы можно формировать и хранить у оператора коммерческой системы, а в ГИС ЭПД отправлять после восстановления ее работы. Важно: даже если во время перебоев QR-код не создается, перевозку останавливать не нужно — водитель вправе предъявить электронный документ на устройстве или его распечатанную копию.
Поломка автомобиля, замена транспорта или водителя. Документооборот продолжается по той же электронной транспортной накладной. Исключительный случай: если при замене транспорта выдается часть груза, на эту партию оформляется новая накладная.
Доставка со склада временного хранения. Когда груз выдается конечному потребителю со склада временного хранения, текущую накладную закрывают. Для следующей доставки составляется новая накладная — уже с учетом нового договора перевозки.
Регулярные перевозки. Если транспортировка осуществляется по заранее определенному графику и фиксированному кругу грузополучателей, это закрепляется договором об организации перевозок. Для исполнения такого договора необходима заявка грузоотправителя.
Когда оформлять ЭТрН не нужно
Закон допускает обходиться без электронной транспортной накладной в двух типовых ситуациях:
1) Доставка входит в цену товара и отдельной услугой не выделяется. В этом случае накладную можно сформировать для внутреннего контроля, но по закону это не обязательно.
2) Самовывоз транспортом покупателя. Если покупатель забирает товар собственным или арендованным автомобилем и при этом не заключает договор перевозки с третьей стороной. В таком случае факт передачи товара от продавца к покупателю фиксируется товарной накладной (ТОРГ-12) или универсальным передаточным документом (УПД) — они подтверждают переход права собственности.
Важный нюанс: если при самовывозе со склада поставщика покупатель выступает заказчиком перевозки и привлекает наемный транспорт (например, нанимает стороннюю машину), тогда ЭТрН оформляется в обязательном порядке. Перевозка осуществляется за плату третьим лицом, а значит, требования закона об электронной транспортной накладной действуют в полной мере.
Ответственность за оформление ЭТрН в такой ситуации лежит на заказчике перевозки — то есть на покупателе товара. Поставщик не является стороной договора перевозки, его задача — отгрузить товар. В электронной транспортной накладной поставщик указывается в разделе 8 «Прием груза» как лицо, осуществляющее погрузку. При этом поставщик не подписывает титулы ЭТрН — это делают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.
Разбор оформления электронной транспортной накладной (ЭТрН)
ЭТрН содержит те же сведения, что и бумажная, она состоит из восьми титулов (файлов обмена), четыре из которых являются обязательными (с 1 по 4 титул) и четыре (с 5 по 8 титул) – опциональными, которые заполняются только при определенных обстоятельствах. Каждый из титулов отвечает за конкретную стадию процесса, и заполнять их нужно последовательно. Особенность документооборота в том, что участники перевозки не просто передают друг другу документ, а обмениваются файлами (таблица 1).
Стоит обратить внимание, что применять ЭПД возможно только по согласованию со всеми участниками перевозки (грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем и др.), т.к. все они должны быть участниками информационного взаимодействия и иметь технические возможности работать с ЭПД, иначе не удастся составить электронные перевозочные документы и обменяться ими, а также направить их в ГИС.
Период с 01 сентября 2026 г. по 31.03.2027 г. является переходным, в этот период у вас еще есть возможность одновременно заполнять ЭТрН и дублировать на бумаге, однако рекомендуем не затягивать с переходом на ЭПД без дублирования транспортных документов на бумаге.
Также до 1 марта 2027 года за бумажные документы штрафы применять не будут, инспектор ограничится устным замечанием. Административная ответственность будет применяться после окончания переходного периода.
